Tutti i “documenti” sono “documenti archivistici” ?

 di Antonio Rubino

Al fine di definire il documento archivistico in quanto oggetto dell’archivistica, conviene partire da una definizione di “archivio”.

Archivio: l’insieme dei documenti redatti e ricevuti da una persona fisica o giuridica nel corso delle sue attività come loro strumento e residuo, e conservati per proprio riferimento da quella stessa persona o da un suo successore legittimo.[1]

Consegue che:

-          L’archivio risulta essere un insieme di documenti caratterizzato dall’esistenza di relazioni che si stabiliscono reciprocamente tra il soggetto che li produce (come strumento e) in rapporto alle proprie funzioni e attività. Il documento archivistico è componente elementare dell’archivio.

-          Un documento che può dirsi appartenere alla classe archivio è un documento scritto o usato nel corso di un’attività amministrativa o (che sia pubblica o privata) di cui esso stesso faceva parte; e successivamente tenuto in custodia per propria informazione dalla persona o dalle persone responsabili di tale attività o dai loro successori legittimi.[2]

Il documento archivistico è dunque uno strumento per raggiungere uno scopo: è il mezzo o uno dei mezzi che il suo produttore adopera nell’esercizio delle sue funzioni per compiere attività, per completare i suoi compiti, per comunicare con il mondo esterno. Il documento archivistico è inteso anche come risultato di una attività del produttore. Per tali motivi una caratteristica del documento archivistico è la naturalezza, ossia il suo nascere come strumento di una attività naturalmente svolta dal soggetto produttore e il suo essere memoria di un’attività. Per via di tali circostanza i documenti saranno legati da un vincolo che deriva naturalmente dalle caratteristiche dell’attività del soggetto produttore dell’archivio, in correlazione con l’attività di tutti gli altri soggetti. Poiché, come si è osservato, non si ha archivio se la documentazione non è la memoria di un’attività rivolta verso l’esterno e poiché ogni attività è coordinata e finalizzata, non si verifica la figura dell’archivio qualora la documentazione prodotta non sia legata da un vincolo che, essendo naturale l’attività dei soggetti, deve corrispondere alla naturalezza[3].

Possiamo parlare di archivio solo nel momento in cui accertiamo l’esistenza di un vincolo che unisce i suoi documenti e che è direttamente derivato dalla naturale azione svolta dal soggetto produttore.

Gli archivi non sono scritti nell’interesse o per informazione dei posteri[4].

Tale affermazione evidenzia che il documento archivistico è diverso da altre tipologie di documenti: in quanto è prodotto come strumento per condurre una attività (della quale sarà anche “memoria”), le ragioni e il contesto di produzione del documento archivistico lo liberano da ogni pregiudizio in relazione agli interessi per cui noi lo usiamo[5]. I documenti archivistici rivelano i fatti e gli atti di cui essi sono parte[6], motivi e contesti della loro produzione rappresentano gli elementi di riferimento che garantiscono un’altra caratteristica del documento archivistico: l’imparzialità. Tale caratteristica non assicura l’imparzialità dell’autore del documento né tantomeno quella del contenuto, ma la naturalezza che lo contraddistingue sarà utile per smascherare eventuali intenzioni di imparzialità del produttore[7]. Non solo, anche una terza caratteristica del documento archivistico ne garantisce l’imparzialità, essa è l’autenticità.  Una caratteristica essenziale che si collega tanto alla conservazione dei documenti archivistici tenuti in custodia in modo duraturo dal produttore o dal legittimo successore, quanto alla provenienza. Secondo Cencetti il documento archivistico: a causa della sua provenienza, dovrebbe essere considerato autentico rispetto all’ente che lo produce[8]. In base a tale affermazione un documento falso che viene inserito in archivio nel corso della naturale attività del soggetto produttore è da considerarsi autentico, in quanto autentico rispetto all’ente produttore e alla sua attività, dunque è un autentico componente dell’archivio anche se come oggetto singolo non lo sarà[9].

Ogni documento viene prodotto con l’intenzione di comunicare un determinato messaggio.

Anche il documento archivistico, come gli altri documenti, si sostanzia in informazioni scritte o memorizzate su un supporto e organizzate in una determinata struttura. Da ciò derivano tre componenti del documento archivistico: supporto, contenuto e forma. Tuttavia, sulla base delle caratteristiche prima evidenziate, abbiamo osservato che ogni documento archivistico nasce o è parte di una attività, per cui una componente specifica del documento archivistico è l’atto, vale a dire l’azione specifica che avviene tramite la sua redazione, di cui è prova o rispetto alla quale è di ausilio[10].

Altra componente necessaria e tipica del documento archivistico è il vincolo, che è necessario, originario e naturale. Il vincolo archivistico non deve però essere confuso con il contesto che è esterno rispetto al documento e non ne rappresenta una componente. I contesti sono molteplici e spaziano dai sistemi amministrativi giuridici, alle tipologie di soggetto produttore, l’ambiente di produzione e conservazione anche in ordine alle tecnologie. La conoscenza di questi contesti è necessaria tanto per l’archivista quanto per lo storico. The context is all[11].

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[1] L. Giuva, M. Guercio (a cura di), Archivistica. Teorie, metodi, pratiche., Roma, Carocci, 2020, p.21.

[2] H. Jenkinson, A manual of Archive Administration, Oxford, Clarendon Press, 1922, p.11.

[3] A. Romiti, Archivistica generale. Primi Elementi, Lucca, Civita Editore, 2003, p. 48.

[4] H. Jenkinson, A manual of Archive…op. cit., p.12

[5] Ibid.

[6] L. Giuva, M. Guercio (a cura di), Archivistica. Teorie,…op.cit., p.23.

[7] Cf.: T. Eastwood, What is Archival Theory and Why is it important?, in “Archivaria”, 37, Spring, 1994.

[8] G. Cencetti, Scritti archivistici, Roma, Centro di ricerca editore, 1970, pp.49-51.

[9] L. Giuva, M. Guercio (a cura di), Archivistica. Teorie,…op.cit., p.23.

[10] Ibid., p.25.

[11] H. Macneil, The context is All. Describing a Fonds and its Parts in Accordance with the Rules for Achival Description, in T. Eastwood, The Archival Fonds. From Theory to Practice, Association of Canadian Archivists, Ottawa, 1992, p.203.